Documentos:

Os documentos ficam classificados em duas pastas de arquivos, chamadas PEÇAS PROCESSUAIS e DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS

PEÇAS PROCESSUAIS

A pasta PEÇAS PROCESSUAIS são os autos do processo eletrônico. Todos os documentos contidos nesta pasta encontram-se numerados e assinados digitalmente. Esta pasta de documentos compreende as seguintes subpastas:

Para os processos de prestação de contas:

• UJ: pasta processual que contém os documentos assinados e enviados na prestação de contas pelos gestores. Não pode ser alterada nem incluso nenhum documento após a formalização da prestação de contas. O seu conteúdo fica disponível na consulta pública de prestação de contas, a partir do envio das prestações de contas ao TCE e do decurso do prazo para esse envio.
• Demais peças processuais: pasta processual que contém todos os outros documentos processuais produzidos internamente ou enviados pelos responsáveis das unidades fiscalizadas e analisados internamente. Seu conteúdo fica disponível para todos os participantes do processo após a primeira notificação expedida, e para a consulta pública de prestação de contas ou consulta externa de processos após o julgamento e publicação do acórdão ou parecer prévio. Os usuários internos têm acesso ao conteúdo desta pasta na consulta interna dos processos.

Para os demais processos:

• Peças iniciais: pasta processual similar à pasta UJ, pois contém os documentos que iniciaram o processo. A diferença é que os documentos classificados nesta pasta podem ter sido enviados pelos gestores ou responsáveis das unidades jurisdicionadas ou terem sido enviados por quem inicia o processo internamente, dependendo da forma como a modalidade processual tem início. Esta pasta é visível para todos os participantes do processo e pelos usuários internos desde a formalização do processo.
• Demais peças processuais: pasta processual que contém todos os outros documentos processuais produzidos internamente ou enviados pelos responsáveis e representantes das unidades fiscalizadas após a formalização do processo e analisados internamente. Para os processos que possuem auditoria, seu conteúdo fica disponível para todos os participantes do processo após a primeira notificação expedida, e disponível para a consulta externa de processos após o julgamento e publicação do acórdão. No caso dos processos que não possuem auditoria (como no caso dos recursos), todas as demais peças processuais ficarão disponíveis aos usuários externos após o julgamento e publicação do acórdão.

DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS

A pasta DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS contempla os demais documentos que não foram selecionados para compor os autos do processo eletrônico ou que ainda não foram analisados internamente para este fim. Nenhum documento contido nesta pasta se encontra numerado, pois a numeração ocorre apenas para os documentos classificados como peças processuais. Esta pasta de documentos compreende as seguintes subpastas:

• Caixa de entrada: pasta não processual que, como o nome já sugere, é o destino padrão de todos os documentos que são incluídos no processo pelo usuário externo ou criados internamente e não disponibilizados em pasta diversa. Os documentos disponíveis na caixa de entrada deverão ser obrigatoriamente analisados por servidor interno e disponibilizados em outra subpasta (processual ou não processual).

• Documentos Não processuais: pasta não processual que é utilizada para descarte de documentos que são analisados mas que não devem constituir os autos do processo.

Observação: Os documentos não processuais só são vistos pelos usuários internos. Quando o usuário externo insere um documento no processo, este é visto na Caixa de Entrada pelo analista interno que deve reclassificá-lo em outra pasta de arquivo. O usuário consulta os documentos enviados através do menu PROTOCOLO ou, caso já tenham sido reclassificados, na subpasta DEMAIS PEÇAS PROCESSUAIS.

Ao consultar o processo, a partir da aba DOCUMENTOS, será possível pré-visualizar documentos selecionados ou fazer o download de todas as peças processuais ao mesmo tempo.

PRÉ-VISUALIZAR DOCUMENTOS:

DOWNLOAD DE TODAS AS PEÇAS PROCESSUAIS:

Ainda na aba DOCUMENTOS, os botões de ação (dos documentos) VER DADOS GERAIS, ASSINAR, MOVER e OUTRAS AÇÕES, ficam disponíveis após a seleção de um documento:

• VER DADOS GERAIS: Ao selecionar um documento e depois clicar neste botão, abre-se uma janela com vários dados do documento: Descrição, classificação, a pasta de documentos a que pertence, o nome do arquivo, o tamanho, a data de envio/inclusão e dados das pessoas que assinaram o documento

Além disso, clicando no botão PROTOCOLO, será exibido o protocolo de entrega do documento:

• ASSINAR: Os documentos poderão ser assinados a partir da aba de documentos, para quem tiver recurso atribuído. Esse botão de ação substitui o ícone do cadeado na versão anterior, que também tinha essa finalidade.

Nota: os botões MOVER e OUTRAS AÇÕES só estão disponíveis para o usuário interno e servem para classificar os documentos na pasta final de destino além de adicionar uma descrição para melhor identificar do que se trata o documento.

Download:

Será possível selecionar algumas peças processuais para fazer o download e gerar uma pasta com todos os arquivos selecionados.

Os filtros de pesquisa podem ser utilizados tanto antes de selecionar as pastas de documentos como após a seleção e se aplicam a todos os documentos. Poderão ser filtrados documentos por:

• Número do documento
• Descrição
• Classificação do documento
• Assinatura
• Inclusão
• Pasta

Observação: Esta aba permite a consulta de todos os documentos do processo que não tenham sido marcados como sigilosos. Para o usuário externo a consulta das demais peças processuais só fica liberada a partir da primeira notificação a alguma das partes.