Visualizando os processos

Ao entrar em um processo, a parte poderá visualizar todas as peças processuais, a relação de participantes do referido processo e visualizar o histórico de comunicações. Ainda, obter outras informações processuais, como o estágio do processo.

Se o usuário for Gestor/Titular de várias Unidades Jurisdicionadas que prestaram contas de forma agregada, ele terá acesso ao processo que foi formalizado com as respectivas prestações de contas. Por outro lado, se um usuário for contador de mais de uma unidade jurisdicionada, ao entrar no painel do usuário poderá acessar todos os processos de que faça parte.

Passo a passo:

1. Ao entrar no e-TCEPE com o certificado digital, o usuário terá acesso à tela principal.

2. Caso você esteja vinculado a mais de uma Unidade Jurisdicionada ou tenha mais de um perfil, escolha a Unidade Jurisdicionada e o seu perfil: UJ/«perfil»/Prefeitura XXXX.

3. Para visualizar os processos em que você atua, selecione a aba “MEUS PROCESSOS”. O número que aparece entre parênteses é a quantidade de processos listados na aba. Clicar no link com o número do processo para acessar o processo desejado:

Lembrete: Existe sempre a possibilidade de filtrar o processo por número, modalidade e tipo.

Ao acessar o processo, serão mostradas as abas que o compõem com todas as informações:

Documentos:

Os documentos ficam classificados em duas pastas de arquivos, chamadas PEÇAS PROCESSUAIS e DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS

PEÇAS PROCESSUAIS

A pasta PEÇAS PROCESSUAIS são os autos do processo eletrônico. Todos os documentos contidos nesta pasta encontram-se numerados e assinados digitalmente. Esta pasta de documentos compreende as seguintes subpastas:

Para os processos de prestação de contas:

• UJ: pasta processual que contém os documentos assinados e enviados na prestação de contas pelos gestores. Não pode ser alterada nem incluso nenhum documento após a formalização da prestação de contas. O seu conteúdo fica disponível na consulta pública de prestação de contas, a partir do envio das prestações de contas ao TCE e do decurso do prazo para esse envio.
• Demais peças processuais: pasta processual que contém todos os outros documentos processuais produzidos internamente ou enviados pelos responsáveis das unidades fiscalizadas e analisados internamente. Seu conteúdo fica disponível para todos os participantes do processo após a primeira notificação expedida, e para a consulta pública de prestação de contas ou consulta externa de processos após o julgamento e publicação do acórdão ou parecer prévio. Os usuários internos têm acesso ao conteúdo desta pasta na consulta interna dos processos.

Para os demais processos:

• Peças iniciais: pasta processual similar à pasta UJ, pois contém os documentos que iniciaram o processo. A diferença é que os documentos classificados nesta pasta podem ter sido enviados pelos gestores ou responsáveis das unidades jurisdicionadas ou terem sido enviados por quem inicia o processo internamente, dependendo da forma como a modalidade processual tem início. Esta pasta é visível para todos os participantes do processo e pelos usuários internos desde a formalização do processo.
• Demais peças processuais: pasta processual que contém todos os outros documentos processuais produzidos internamente ou enviados pelos responsáveis e representantes das unidades fiscalizadas após a formalização do processo e analisados internamente. Para os processos que possuem auditoria, seu conteúdo fica disponível para todos os participantes do processo após a primeira notificação expedida, e disponível para a consulta externa de processos após o julgamento e publicação do acórdão. No caso dos processos que não possuem auditoria (como no caso dos recursos), todas as demais peças processuais ficarão disponíveis aos usuários externos após o julgamento e publicação do acórdão.

DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS

A pasta DOCUMENTOS NÃO PROCESSUAIS contempla os demais documentos que não foram selecionados para compor os autos do processo eletrônico ou que ainda não foram analisados internamente para este fim. Nenhum documento contido nesta pasta se encontra numerado, pois a numeração ocorre apenas para os documentos classificados como peças processuais. Esta pasta de documentos compreende as seguintes subpastas:

• Caixa de entrada: pasta não processual que, como o nome já sugere, é o destino padrão de todos os documentos que são incluídos no processo pelo usuário externo ou criados internamente e não disponibilizados em pasta diversa. Os documentos disponíveis na caixa de entrada deverão ser obrigatoriamente analisados por servidor interno e disponibilizados em outra subpasta (processual ou não processual).

• Documentos Não processuais: pasta não processual que é utilizada para descarte de documentos que são analisados mas que não devem constituir os autos do processo.

Observação: Os documentos não processuais só são vistos pelos usuários internos. Quando o usuário externo insere um documento no processo, este é visto na Caixa de Entrada pelo analista interno que deve reclassificá-lo em outra pasta de arquivo. O usuário consulta os documentos enviados através do menu PROTOCOLO ou, caso já tenham sido reclassificados, na subpasta DEMAIS PEÇAS PROCESSUAIS.

Ao consultar o processo, a partir da aba DOCUMENTOS, será possível pré-visualizar documentos selecionados ou fazer o download de todas as peças processuais ao mesmo tempo.

PRÉ-VISUALIZAR DOCUMENTOS:

DOWNLOAD DE TODAS AS PEÇAS PROCESSUAIS:

Ainda na aba DOCUMENTOS, os botões de ação (dos documentos) VER DADOS GERAIS, ASSINAR, MOVER e OUTRAS AÇÕES, ficam disponíveis após a seleção de um documento:

• VER DADOS GERAIS: Ao selecionar um documento e depois clicar neste botão, abre-se uma janela com vários dados do documento: Descrição, classificação, a pasta de documentos a que pertence, o nome do arquivo, o tamanho, a data de envio/inclusão e dados das pessoas que assinaram o documento

Além disso, clicando no botão PROTOCOLO, será exibido o protocolo de entrega do documento:

• ASSINAR: Os documentos poderão ser assinados a partir da aba de documentos, para quem tiver recurso atribuído. Esse botão de ação substitui o ícone do cadeado na versão anterior, que também tinha essa finalidade.

Nota: os botões MOVER e OUTRAS AÇÕES só estão disponíveis para o usuário interno e servem para classificar os documentos na pasta final de destino além de adicionar uma descrição para melhor identificar do que se trata o documento.

Download:

Será possível selecionar algumas peças processuais para fazer o download e gerar uma pasta com todos os arquivos selecionados.

Os filtros de pesquisa podem ser utilizados tanto antes de selecionar as pastas de documentos como após a seleção e se aplicam a todos os documentos. Poderão ser filtrados documentos por:

• Número do documento
• Descrição
• Classificação do documento
• Assinatura
• Inclusão
• Pasta

Observação: Esta aba permite a consulta de todos os documentos do processo que não tenham sido marcados como sigilosos. Para o usuário externo a consulta das demais peças processuais só fica liberada a partir da primeira notificação a alguma das partes.

Participantes:

Nesta aba, teremos acesso aos participantes do processo, isto é, as pessoas físicas e jurídicas que se envolvem com o objeto do processo formalizado.

Os participantes são informados por quem inicia o processo. No caso do processo de prestação de contas, é de responsabilidade dos gestores ou gerenciadores de sistema informarem em tela própria todos os dados dos participantes, como nome, CPF, participantes superior, tipo de participação, função, início e fim da participação, etc.

Os participantes podem ser pessoa física ou jurídica. Estas podem ou não ter participantes superiores, mas, no caso das pessoas físicas sempre terão uma pessoa jurídica à qual se vinculam.

O fato de constar da relação de participantes do processo não significa que haverá responsabilização, os participantes são sujeitos que se envolvem com a relação jurídica dos processos eletrônicos, como gestores, advogados e prepostos.

Apenas os participantes do processo e seus representantes legais, no caso de usuários externos, poderão atuar num processo.

Por ocasião da notificação para apresentar defesa prévia, todos os participantes (e seus representantes, advogados ou prepostos que tenham a eles se vinculado) terão acesso aos autos processuais.

IMPORTANTE: O sistema e-TCEPE exibirá os dados estruturados da forma como cadastrados no sistema. Caso o gestor ao efetuar o cadastro cometa equívoco com a inclusão errada do nome, ou do número do CPF, isto ficará ilustrado na peças processuais que serão produzidas a partir dessa informação. A estruturação dos dados permite que ao digitar o CPF/CNPJ de algum participante, os dados sejam carregados, sem a necessidade de serem digitados de novo.

A partir da lista de participantes serão selecionados os interessados do processo que são, segundo o regimento interno, “as pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação (as pessoas informadas pela UJ quando da prestação de contas e seus representantes por exemplo) e aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deliberação (por exemplo, todos os demais gestores e responsáveis do exercício da prestação de contas e da gestão que enviou as contas, ou outros que possam ser afetados pelas deliberações do TCE).

Para consultar os participantes, acessar o processo e clicar na aba PARTICIPANTES. Observe que há uma vinculação das pessoas físicas às jurídicas e também a vinculação dos advogados à parte representada. Além disso, há uma tipificação do participante e informações sobre o período da participação.

Sessões de Julgamento:

A aba sessões de julgamento traz a informação das sessões de que o processo participou e a situação da sessão (julgado o mérito, pedido de vistas, etc.). A partir do ícone ver deliberações, abre-se um resumo dos julgamentos ocorridos e a partir do ícone relação de julgamento, abre-se a lista de todos os processos na relação de julgamento da sessão consultada.

Comunicações

Esta aba permite consultar todas as comunicações expedidas para o processo.

Para consultar as comunicações de um determinado processo, acesse o link do número do processo a partir da aba MEUS PROCESSOS e selecione a aba COMUNICAÇÕES. O sistema exibirá os quadros de comunicações do processo, a saber:

• Comunicações de Notificação para Defesa Prévia Expedidas
• Demais Comunicações Expedidas

Os documentos enviados relativos às comunicações expedidas que solicitaram uma resposta podem ser consultados também a partir dessa aba, no quadro DOCUMENTOS DA RESPOSTA, acionados a partir do ícone “Documentos da Resposta” ao lado de cada comunicação:

Forma de comunicação dos processos eletrônicos

1. Via Sistema (eletrônica): a comunicação se dará pelo e-TCEPE. Disponível para aqueles devidamente credenciados no sistema.

2. E-mail: Toda comunicação que é expedida de forma eletrônica é acompanhada da emissão de um e-mail para o endereço eletrônico cadastrado pelo participante por ocasião da assinatura do termo de adesão. Constitui-se em um tipo de comunicação não oficial, apenas para lembrar ao destinatário da comunicação que há uma pendência no sistema (ciência, resposta, etc.).

3. Impressão: a comunicação será feita fisicamente, através da impressão de ofício, ou outro documento destinado à comunicação; Deverá ser respondida, também, em formato físico. Esse procedimento está em estudo e deverá ser alterado em breve.

4. Diário Oficial: a comunicação será feita através de publicação em diário oficial. Alguns atos processuais não são comunicados por ofícios ou demais expedientes, apenas sua publicação é suficiente. O julgamento de processos é um deles. Não se oficiam as partes de que os processos foram julgados, suas deliberações são publicadas e começam a ter efeito no dia seguinte à publicação.

A comunicação dos processos eletrônicos se dá, preferencialmente, de forma eletrônica.

Exemplos de comunicações eletrônicas pelo e-TCEPE:

• Comunicação do TCE sobre início de auditoria (Ofício de Apresentação);
• Solicitação de documentos para auditoria;
• Notificação para defesa prévia;
• Diligências e notificações, em geral, em todas as fases processuais.

Prazos

Prazo Geral para ciência

A depender do tipo de comunicação haverá um prazo de ciência específico. A Resolução T.C. n° 21/2013 regulamenta que a ciência, regra geral, se dará em até 10 dias do recebimento da comunicação eletrônica.

Art. 18. Considerar-se-á realizada a comunicação processual por meio eletrônico no momento em que o destinatário efetivar a consulta eletrônica ao teor do ato ao qual esta se refere ou quando houver condições de se aferir o efetivo recebimento do expediente pelo destinatário, certificando-se em ambos os casos o fato nos autos. (…) § 2º A consulta a qual se refere este artigo deverá ser efetuada em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da comunicação por meio eletrônico, sob pena de ser esta considerada automaticamente realizada ao término deste prazo.

Prazo para ciência de solicitação de Auditoria

No caso da solicitação de documentos para auditoria, no entanto, a Resolução T.C. n° 11/2014, que regulamentou o processo de prestação de contas em formato eletrônico, estabeleceu que o prazo para ciência é reduzido para até 1 dia após o envio da correspondência (art. 13, § 3º), tendo em vista que tanto o gestor como o responsável designado pela auditoria já tomaram conhecimento do início da fiscalização e aderiram às regras do sistema, a partir da assinatura do Termo de Adesão. Sendo assim, esse tipo de comunicação será dirigida ao responsável pela auditoria, ou na sua falta, ao próprio gestor.

Art. 13. O Tribunal de Contas do Estado poderá solicitar ao gestor do órgão ou entidade informações ou documentos complementares necessários à instrução dos processos de prestação de contas, a serem inseridos no e-TCE em formato eletrônico. (…) § 3º A solicitação de documentos, quando efetuada através do e-TCE, terá como início da contagem dos prazos a data da ciência do destinatário no referido sistema, ou o dia seguinte ao do envio da solicitação, o que ocorrer primeiro, não se aplicando, neste caso, o disposto nos arts. 18 e 19 da Resolução TC nº 21, de 2013.

Será informado o prazo (em dias) para que o destinatário responda à comunicação. Esse prazo será contado a partir da ciência do destinatário.

Redistribuições:

Esta aba permite consultar todas as redistribuições a que foi submetido o processo, com o histórico de relatorias anteriores.

Recurso/Pedidos de Rescisão:

A partir dessa aba será possível consultar os eventuais recursos e pedidos de rescisão interpostos contra a deliberação do processo consultado. Os recursos dos recursos estarão disponíveis na mesma aba do processo recorrido.